在會議實施過程中的注意事項-會議須知-【OK彩云南】www.okcyn.com

首先，要創建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2.舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3.文書工作、會議資料的準備；
4.房間分配表；
5.用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；
6.交通安排；
7.各項工作的負責人及聯絡方式；
8.支付各項定金的時間表；
9.表演者的邀請及確認；
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11.會務照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的。總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。